Мультикабинет. Управление ролями и сотрудниками в MadeTask

Что такое система ролей в MadeTask?

Система ролей в MadeTask позволяет администраторам компании гибко настраивать права доступа для разных сотрудников. Каждая роль представляет собой набор конкретных прав, определяющих, какие действия может выполнять сотрудник в системе. Это помогает разграничить функционал интерфейса и минимизировать возможность некорректных действий со стороны сотрудников.

Какие базовые роли существуют в системе?

В системе предусмотрены следующие базовые роли:

Superadmin — имеет доступ ко всем функциям системы
Admin — имеет доступ ко всем функциям, кроме приглашения сотрудников и добавления ролей
HR — может приглашать сотрудников, создавать и закрывать задачи, скачивать отчеты по задачам
Finance — может пополнять счет и имеет доступ к финансовым документам

Кто такой Superadmin и как назначается эта роль?

Superadmin — это роль с максимальными правами в системе. По умолчанию пользователь, создавший компанию, является Владельцем Компании и имеет такие же права как Superadmin. По умолчанию роль приглашения сотрудников доступна только Superadmin. Будьте внимательны при назначении права для приглашения сотрудников при назначении новых сотрудников, менеджер с данными правами может назначить / пригласить другого менеджера с ролью Superadmin.

Можно ли назначить сотруднику несколько ролей одновременно?

Нет, в текущей версии системы каждому сотруднику может быть назначена только одна роль. При необходимости вы можете создать новую роль с уникальным набором прав, соответствующим потребностям конкретного сотрудника.

Управление ролями

Как создать новую роль?

Чтобы создать новую роль:

Перейдите в раздел "Компания" → "Управление менеджерами" → вкладка "Роли"
Нажмите кнопку "Добавить роль" в правом верхнем углу
Введите название роли
Отметьте нужные права из списка доступных
Нажмите "Сохранить"

Как редактировать существующую роль?

Для редактирования существующей роли:

Перейдите в раздел "Компания" → "Управление менеджерами" → вкладка "Роли"
Найдите нужную роль в списке и нажмите кнопку "Редактировать" под её блоком
Внесите необходимые изменения в названии или наборе прав
Нажмите "Сохранить"

Можно ли удалить роль?

Да, роли можно удалять, если они не назначены ни одному сотруднику и не являются базовыми. Для удаления роли нажмите на иконку корзины рядом с кнопкой "Редактировать" под блоком роли. Перед удалением система попросит подтвердить действие.

Какие права можно назначить для роли?

В системе доступны следующие права:

Пополнение счета
Создание задач
Скачивание отчета по задачам
Принятие/Отклонение задач
Приглашение исполнителей
Массовый импорт задач
Загрузка реестра
Редактирование информации о компании
Просмотр закрывающих документов
Просмотр финансов
Приглашение сотрудников
Добавление ролей

Управление сотрудниками

Как пригласить нового сотрудника?

Для приглашения нового сотрудника:

Перейдите в раздел "Компания" → "Управление менеджерами" → вкладка "Менеджеры"
Нажмите кнопку "Пригласить менеджера" в правом верхнем углу
Введите email сотрудника
Выберите роль из выпадающего списка
Нажмите "Отправить приглашение на почту"

После этого сотрудник получит приглашение на указанный email с инструкциями по регистрации в системе MadeTask.

Что происходит после отправки приглашения сотруднику?

После отправки приглашения, сотрудник получает email с ссылкой для регистрации в MadeTask. Как только он примет приглашение и зарегистрируется, вы сможете начать сотрудничество. До момента принятия приглашения, статус сотрудника будет отображаться как "Приглашен".

Как изменить роль существующего сотрудника?

Чтобы изменить роль сотрудника:

Перейдите в раздел "Компания" → "Управление менеджерами" → вкладка "Менеджеры"
Найдите нужного сотрудника в списке
Нажмите на иконку редактирования в колонке "Действие"
В открывшемся окне "Редактировать профиль сотрудника" выберите новую роль из выпадающего списка
Нажмите "Сохранить"

Как заблокировать или разблокировать сотрудника?

Если вам необходимо временно ограничить доступ сотрудника к системе:

Перейдите в раздел "Компания" → "Управление менеджерами" → вкладка "Менеджеры"
Найдите нужного сотрудника в списке
Нажмите на иконку дополнительных действий (три точки) в колонке "Действие"
Выберите "Заблокировать сотрудника"
Подтвердите действие, нажав "Да, продолжить"

Для разблокирования сотрудника выполните аналогичные действия, выбрав "Разблокировать сотрудника".

Технические вопросы и решение проблем

Что делать, если сотрудник не получил приглашение?

Если сотрудник не получил приглашение, выполните следующие действия:

Проверьте правильность введенного email-адреса
Попросите сотрудника проверить папку "Спам" в почте
Отмените предыдущее приглашение и отправьте новое

Можно ли отменить отправленное приглашение?

Да, вы можете отменить отправленное приглашение, если сотрудник еще не принял его:

Перейдите в раздел "Компания" → "Управление менеджерами" → вкладка "Приглашения"
Найдите нужное приглашение в списке
Нажмите на кнопку отмены приглашения
Подтвердите действие

Что произойдет с задачами сотрудника при изменении его роли?

При изменении роли сотрудника, все созданные им ранее задачи сохраняются в системе. Однако его доступ к этим задачам будет определяться правами новой роли. Если новая роль не включает права на работу с задачами, сотрудник не сможет взаимодействовать с ранее созданными задачами.

Что делать, если нужно временно передать права Суперадминистратора другому сотруднику?

Если вам нужно временно передать права Суперадминистратора другому сотруднику:

Назначьте этому сотруднику роль Суперадминистратора через раздел управления сотрудниками
Когда необходимость в этом отпадет, вы можете вернуть ему прежнюю роль тем же способом

Как определить, какие права доступны для конкретной роли?

Чтобы узнать, какие права доступны для конкретной роли:

Перейдите в раздел "Компания" → "Управление менеджерами" → вкладка "Роли"
Найдите интересующую вас роль
Все доступные права будут отмечены зелеными галочками, недоступные — красными крестиками

Безопасность и лучшие практики

Какие рекомендации по настройке ролей для обеспечения безопасности?

Для обеспечения безопасности и эффективного управления правами рекомендуется:

Предоставлять сотрудникам только те права, которые необходимы для их работы
Регулярно проверять и обновлять права ролей, особенно при изменении бизнес-процессов
Ограничивать число сотрудников с ролью Superadmin
Своевременно блокировать доступ увольняющихся сотрудников
Создавать специализированные роли вместо использования универсальных с избыточными правами

Что произойдет, если в компании не останется ни одного Superadmin?

В системе всегда остается Владелец Компании, который обладает всеми правами Superadmin. Это сделано для обеспечения непрерывного управления компанией в системе. Если по какой-то причине доступ к Владельцу Компании утерян, необходимо обратиться в службу поддержки MadeTask для восстановления доступа.